綜合行業內訓--卓越秘書實務管理

課程目標

－以秘書及助理的實際工作為重點，闡述如何做好本職工作及協調工作關系。

－了解并幫助塑造作為一個專業化的行政助理、秘書所需具備的職業形象與商務禮儀。

－提高行政助理及文職人員的工作效率及工作質量。

－了解接待客戶的禮儀細節，讓您的每一位客人賓至如歸。

－成為上司的得力助手，使之溝通及協調等工作更加專業化。

－熟悉辦公事務的處理技巧：通過現場練習，現場點評，并提供足夠多的范本給你參照。

課程時間：2天（12小時）

課程大綱

模塊一企業行政文秘職業特征及成功展望

文秘人員的職業價值和作用。

企業文秘工作的基本特征。

文秘人員的職責與主要工作內容。

文秘人員的自我角色定位。

優秀文秘人員的八大勝任特征。

模塊二了解你的上司

了解上司的人際風格。

上司人際風格指標模板。

怎樣和你的上司相處。

處理和上司的關系應對之道實例解析。

模塊三人際溝通與工作協調技巧

溝通對于秘書的意義。

秘書常用溝通方式之比較。

秘書人員的溝通技巧。

秘書讓領導刮目相看、獲得信任？

如何與你的上司協調而不幫倒忙？

秘書人員如何與各種上司相處？

問題：我的上級調走了怎么辦？

討論：秘書應當如何發揮自身優勢起好協調作用？

模塊四商務禮儀與職業形象塑造

1、個人形象塑造及禮儀

著裝的TPO原則。

女士著裝的要點。

男士著裝的規范。

儀容禮儀規范。

化妝的禮儀。

站、坐、行的禮儀規范。

恰當的肢體語言。

2、行政秘書公共場合禮儀

見面介紹的禮儀。

問候的禮儀。

名片的使用。

日常商務活動中的禮儀規范。

與工作有關的文體活動中的禮儀規范。

3、電話禮儀

接聽電話的基本原則。

接聽電話的幾項注意。

撥打電話的幾大要點。

模塊五時間管理及工作統籌技巧

時間管理的誤區。

時間管理的原則。

目標管理與80/20法則。

緩急輕重的優先管理。

個人時間與領導工作時間計劃與安排。

秘書有效利用時間技巧。

模塊六日常事務管理

為上司做行程的安排。

上司的行程安排技巧。

訪客接待。

接待客人流程。

接待重要客戶的注意事項。

來訪電話對策。

模塊七會務組織與管理

會務分類－組織思路。

組織階段：會前準備、會中協助、會后整理。

組織方法。

例會的組織。

大型會議、展會的組織。

如何擔任會議主持人。

如何當好會議秘書？

如何避免陷于會議忙碌之中？

模塊八公文寫作與處理實務

公文分類。

公文的結構。

秘書文字支持應達到的要求。

公文寫作基本要領。

13種常用公文模版。常用公函。

請示與報告、批復的寫作與范例。

SMART原則與SWOT方法。

計劃撰寫注意事項。

模塊九文件資料管理與運用

文檔分類標準。

檔案管理的原則。

文檔的索引。

電子文檔的保管。

名片系統管理。

模塊十如何成為上司得力助手

優秀秘書的核心競爭力。

知己知彼：分析上司的特點。

如何對待不同類型的上司。

站在下級的位置上思考上級的事。

與上級相處三大注意事項。

上司的行程安排。

模塊十一辦公室5S及辦公用品管理

整理、整頓、清掃、清潔、修養。

文件處理流程化。

辦公用品申購、領用。

維護各類辦公設備的正常使用接待客人流程。

接待重要客戶的注意事項。

來訪電話對策。

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